Todos os estabelecimentos que possuírem 11 ou mais empregados deverão, a partir deste ano, utilizar um certificado digital válido, padrão ICP Brasil, para transmitir a declaração da RAIS – Relação Anual de Informações Sociais. A obrigatoriedade também inclui a entrega por parte dos órgãos da administração pública. Em ambos os casos, podem ser usados os certificados e-CPF ou e-CNPJ, tanto do tipo A1 quanto A3.

Trata-se de mais uma utilização do certificado digital, documento eletrônico que tem validade jurídica e é capaz de identificar com segurança pessoas ou empresas no mundo virtual, para troca de documentos, mensagens e dados.

Para as empresas que possuem dez ou menos funcionários é facultativo o uso do certificado digital para a entrega da declaração. O prazo de entrega da declaração da RAIS, ano-base 2013, iniciou-se no dia 20 de janeiro e termina no dia 21 de março, conforme portaria 2.072, publicada no Diário Oficial em 3 de janeiro. A entrega da declaração é obrigatória e o atraso no seu envio está sujeito a multa conforme previsto no artigo 25 da lei 7.998/90. Para a transmissão da declaração da RAIS de exercícios anteriores, com empregado, também será obrigatória a utilização de certificado digital, inclusive para os órgãos da administração pública, conforme informação do Ministério do Trabalho e Emprego.